Immobilienbranche: Besser auf spezifische statt generische Dokumentenmanagementsysteme setzen

(Wuppertal, 17. Oktober 2023) Die stark gestiegenen Finanzierungs- und Produktionskosten sowie die ESG-Regulatorik zwingen Immobilienunternehmen mehr denn je zur Digitalisierung. Allerdings ist es nicht ratsam, Bereiche die nicht direkt dem Unternehmenszweck und damit der Wertschöpfung dienen, als Ausgangspunkt zu nehmen. Bestes Beispiel: digitales Dokumentenmanagement. „Viele begehen den Fehler, Funktionsbereiche wie die Buchhaltung oder das Personalwesen mit einem generischen DMS zu digitalisieren und dieses auf andere, immobilienspezifische Bereiche auszuweiten. Es gelingt dabei selten, die Anforderungen der Asset und Property Manager adäquat zu berücksichtigen“, warnt Patrick Penn, Gründer von docunite.

Laut docunite unterscheiden sich generische und branchenspezifische DMS grundlegend. So haben generische DMS-Lösungen meistens eine große Breite an Features. Ihnen fehlen hingegen unter anderem branchentypische Standards und Best Practices. Immobilienspezifische Lösungen bringen indes von Haus aus einen hohen Grad an Verständnis und Lösungen für Immobilienprozesse wie Transaktionen mit und können branchentypische Dokumente besser erkennen und verarbeiten. „Es geht um mehr als Schnittstellen. Eine Softwarebasis, die nichts mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zu tun hat, kann existenzgefährdend sein. In Funktionsbereichen wie dem Marketing, Vertrieb oder der Buchhaltung kann es sinnvoll sein, mit generischen Systemen zu arbeiten. Nicht empfehlenswert jedoch ist die Ausweitung dieser Systeme auf die Digitalisierung des eigentlichen gewinnbringenden Kerns des Unternehmens“, warnt Penn.

Fehler bei Ausschreibungen vermeiden

Dass Unternehmen immer wieder nicht spezifische Lösungen implementieren wollen, liegt nach Worten des Experten bereits in den Ausschreibungen begründet. Viele digitalisierungswillige Immobilienunternehmen sind sich über die Ziele der Digitalisierung nicht vollständig im Klaren. Sie versuchen, Prozesse aus verschiedensten Bereichen gleichzeitig zu optimieren. Basierend auf der Annahme, immobilienspezifische Prozesse wie Asset Management, Property Management oder Investmentmanagement unterlägen denselben Digitalisierungsregeln, wird für alle Abteilungen eine One-fits-All-Lösung gesucht. „Dokumente und Prozesse unterscheiden sich jedoch fundamental. Daher ist es unerlässlich, die individuellen Anforderungen der verantwortlichen Experten über deren gesamten Wirkzyklus bereits bei der Ausschreibung zu berücksichtigen“, sagt Penn. 

Denkfehler: Entscheidungen auf Fachebene seien schneller

Eine zweite Ursache für fehlerhafte Digitalstrategien: Für Fachabteilungen wie den Rechnungseingang oder das Controlling, die in jedem Unternehmen existieren, ist die Digitalisierung meist mit weniger technischen und juristischen Hürden verbunden. Die Entscheidung kann mitunter von den Führungskräften selbst getroffen werden. Anders ergeht es Abteilungen wie dem Asset-, Property- oder Investment Management. Wo es an die Grundfeste des Unternehmens geht, werden auch spezifischere Lösungen benötigt, die Marktmechanismen und Prozesse berücksichtigen. Dies verlangt eine grundsätzliche Entscheidung auf Eigentümer- oder Geschäftsführerebene. Ein dritter Grund, warum generische Lösungen kaum funktionieren: Anbieter lassen sich selten darauf ein, ihre Produkte auf die Anforderungen der Immobilienbranche zuzuschneiden.

Entscheidung von oben, Umsetzung mit Fachabteilungen

Die Einführung digitaler Lösungen stößt laut docunite selten auf Akzeptanz, wenn die Fachabteilungen in Immobilienunternehmen nicht eigebunden werden. Die Erfahrung zeige: Unternehmen, die zuerst ein generisches DMS nutzen, planen anderthalb bis zwei Jahre später die Einführung eines immobilienspezifischen DMS. Dadurch gehe nicht nur Zeit und Geld verloren. Auch Mitarbeiter werden unnötig strapaziert. „Mitarbeiter werden digitalisierungsmüde, statt eine Entlastung im Alltag zu spüren“, beobachtet Penn.